Comment réussir la gestion financière en entreprise ? Conseils et recommandations

À la base, la gestion financière en entreprise consiste à élaborer un plan d’affaires et à s’assurer que tous les départements de l’entreprise restent sur la bonne voie. Une gestion financière solide permet au directeur financier ou au vice-président des finances de fournir des données qui soutiennent la création d’une vision à long terme ; elle éclaire les décisions sur là où investir et donne des informations sur la façon de financer ces investissements, sur la liquidité, la rentabilité, la piste de trésorerie et plus encore.

Un logiciel ERP peut à cet effet aider les équipes financières à atteindre ces objectifs : Un système de gestion financière combine plusieurs fonctions financières ; telles que la comptabilité, la gestion des immobilisations, la comptabilisation des revenus et le traitement des paiements. En intégrant ces composants clés, le système de gestion financière assure une visibilité en temps réel sur la situation financière de l’entreprise tout en facilitant les opérations quotidiennes, comme les processus de clôture et de fin de période.

Gestion financière stratégique et tactique

Au niveau tactique, les procédures de gestion financière régissent la façon dont vous traitez les transactions quotidiennes ; effectuez la clôture financière mensuelle ; comparez les dépenses réelles à ce qui est budgétisé et assurez-vous que vous respectez les exigences des vérificateurs et des taxes.

À un niveau plus stratégique, la gestion financière alimente les activités vitales de planification, d’analyses financières et de vision ; où les responsables financiers utilisent les données pour aider les collègues du secteur d’activité à planifier les investissements futurs, à repérer les opportunités et à bâtir des entreprises résilientes.

Quelle est l’importance de la gestion financière ?

Une gestion financière solide constitue le fondement de trois piliers d’une saine gouvernance budgétaire :

• Élaborer des stratégies ou identifier ce qui doit se passer financièrement pour que l’entreprise atteigne ses objectifs à court et à long terme. Les dirigeants ont besoin d’informations sur les performances actuelles pour la planification de scénarios, par exemple.
• Prendre des décisions ou aider les chefs d’entreprise à décider de la meilleure façon d’exécuter les plans ; tout en fournissant des rapports financiers à jour et des données sur les KPI pertinents.
• Contrôler ou s’assurer que chaque département contribue à la vision et fonctionne dans les limites du budget et conformément à la stratégie.

Avec une gestion financière efficace, tous les employés savent où l’entreprise se dirige et ils ont une visibilité sur les progrès.

Les objectifs de la gestion financière

S’appuyant sur ces 3 piliers, les gestionnaires financiers aident leurs entreprises de diverses manières, notamment, mais sans s’y limiter à  savoir :

• Maximiser les bénéfices en fournissant des informations sûres ; par exemple, la hausse des coûts des matières premières qui pourrait déclencher une augmentation du coût des marchandises vendues.
• Suivi des liquidités et des flux de trésorerie pour s’assurer que l’entreprise dispose de suffisamment d’argent pour respecter ses obligations.
• Assurer la conformité aux réglementations nationales, fédérales et spécifiques à l’industrie.
• Développer des scénarios financiers basés sur l’état actuel de l’entreprise ; et des prévisions qui supposent un large éventail de résultats en fonction des conditions de marché possibles.
• Traiter efficacement avec les investisseurs et les conseils d’administration.

En fin de compte, il s’agit d’appliquer des principes de gestion efficaces à la structure financière de l’entreprise.

Quelle est la portée d’une bonne gestion financière en entreprise ?

La gestion financière englobe quatre grands domaines :

1.      La planification

Le directeur financier projette la somme d’argent dont l’entreprise aura besoin pour maintenir un flux de trésorerie positif ; allouer des fonds pour se développer ou ajouter de nouveaux produits ou services et faire face à des événements inattendus. Il partage ces informations avec ses collègues de travail.

La planification peut être divisée en catégories ; y compris les dépenses en capital, les frais de déplacement et de personnel et les dépenses indirectes et opérationnelles.

2.      La budgétisation

Le directeur financier alloue les fonds disponibles de l’entreprise pour couvrir les coûts, tels que les hypothèques ou les loyers ; les salaires, les matières premières ; les frais de déplacement des employés et d’autres obligations. Idéalement, il en restera à mettre de côté pour les urgences et pour financer de nouvelles opportunités commerciales.

Les entreprises ont généralement un budget principal et peuvent avoir des sous-documents distincts couvrant ; par exemple, pour les flux de trésorerie et les opérations, les budgets peuvent être statiques ou flexibles.

Pour une budgétisation statique : Tout reste le même s’il y a des changements importants par rapport aux hypothèses faites lors de la planification.

Pour une budgétisation flexible : Tout s’ajuste en fonction des changements dans les hypothèses utilisées dans le processus de planification.

3.      La gestion et évaluation des risques

Les dirigeants des secteurs d’activité se tournent vers leurs directeurs financiers pour évaluer et fournir des contrôles compensatoires pour une variété de risques, notamment : le risque du marché, le risque de crédit, risque de liquidité et enfin le risque opérationnel.

4.      Les procédures

Le directeur financier établit des procédures concernant la manière dont l’équipe financière traitera et distribuera les données financières ; telles que les factures, les paiements et les rapports, avec sécurité et exactitude. Ces procédures écrites précisent également qui est responsable de la prise de décisions financières au sein de l’entreprise et qui approuve ces décisions.

Les entreprises n’ont pas besoin de repartir de zéro ; il existe des modèles de politique et de procédure disponibles pour divers types d’organisations.

Les fonctions d’une gestion financière en entreprise

Plus concrètement, les activités d’un directeur financier dans les domaines ci-dessus tournent autour de la planification, de la prévision et du contrôle des dépenses.

La fonction FP&A comprend l’émission de relevés de compte de résultat ; l’analyse des gammes de produits ou services ayant la marge bénéficiaire la plus élevée ou contribuant le plus à la rentabilité nette ; le maintien du budget et la prévision des performances financières futures de l’entreprise et la planification de scénarios.

La gestion de la trésorerie est également essentielle ; car le directeur financier doit s’assurer qu’il y a suffisamment de liquidités pour les opérations quotidiennes, comme le paiement des travailleurs et l’achat de matières premières pour la production. Cela implique de surveiller les flux de trésorerie entrants et sortants de l’entreprise, une pratique appelée gestion de trésorerie.

Outre la gestion de la trésorerie ; la gestion financière comprend la comptabilisation des revenus ou la déclaration des revenus de l’entreprise conformément aux principes comptables standards. Équilibrer les ratios de rotation des comptes débiteurs est un élément clé de la conservation et de la gestion stratégiques de la trésorerie. Cela peut sembler simple, mais ce n’est pas toujours le cas : dans certaines entreprises, les clients peuvent payer des mois après avoir reçu votre service.

Voici 5 conseils pour améliorer le taux de rotation de vos comptes clients

1. Facturez régulièrement et avec précision. Si les factures ne sont pas envoyées à temps, l’argent n’arrivera pas à temps.
2. Indiquez toujours les conditions de paiement. Vous ne pouvez pas appliquer des politiques que vous n’avez pas communiquées aux clients. Si vous apportez des modifications, appelez-les.
3. Proposez plusieurs modes de paiement. De nouvelles options B2B arrivent en ligne. Avez-vous pensé à une passerelle de paiement ?
4. Définissez des rappels de suivi. N’attendez pas que les clients soient en retard de paiement pour lancer les procédures de recouvrement. Soyez proactif, mais pas ennuyeux, avec des rappels.
5. Envisagez d’offrir des remises pour les espèces et les paiements anticipés. L’argent (moins) est roi dans le commerce de détail et vous pouvez réduire les coûts de la RA en encourageant les clients à payer à l’avance plutôt que selon vos conditions de crédit client normales.

Enfin, la gestion des contrôles financiers consiste à analyser la performance financière de l’entreprise par rapport à ses plans et budgets. Les méthodes pour ce faire comprennent l’analyse des ratios financiers, dans laquelle le directeur financier compare les postes des états financiers de l’entreprise.

Quels sont les trois types de gestion financière en entreprise ?

Les fonctions ci-dessus peuvent être regroupées en trois types plus larges de gestion financière :

• La budgétisation du capital, qui consiste à identifier ce qui doit se passer financièrement pour que l’entreprise atteigne ses objectifs à court et à long terme. Où les fonds d’investissement devraient-ils être dépensés pour soutenir la croissance ?
• Structure du capital, déterminant comment payer les opérations et/ou la croissance. Si les taux d’intérêt sont bas, s’endetter pourrait être la meilleure réponse. Une entreprise peut également rechercher un financement auprès d’une société de capital-investissement, envisager de vendre des actifs tels que des biens immobiliers ou, le cas échéant, vendre des actions.
• La gestion du fonds de roulement, comme indiqué ci-dessus ; elle consiste à s’assurer qu’il y a suffisamment de liquidités pour les opérations quotidiennes ; comme le paiement des travailleurs et l’achat de matières premières pour la production.

Un exemple de gestion financière

Supposons que le PDG d’une entreprise de dentifrice souhaite lancer un nouveau produit : les brosses à dents. Elle fera appel à son équipe pour estimer le coût de production des brosses à dents et au directeur financier pour déterminer d’où ces fonds devraient provenir, par exemple un prêt bancaire.

Le directeur financier acquerra ces fonds et veillera à ce qu’ils soient affectés à la fabrication de brosses à dents de la manière la plus rentable possible. En supposant que les brosses à dents se vendent bien ; le directeur financier recueillera des données pour aider l’équipe de direction à décider s’il faut utiliser les bénéfices pour produire plus de brosses à dents ; lancer une gamme de bains de bouche, verser un dividende aux actionnaires ou prendre d’autres mesures.

Tout au long du processus, le directeur financier s’assurera que l’entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour payer les nouveaux travailleurs qui produisent les brosses à dents. Elle analysera également si l’entreprise dépense et génère autant d’argent qu’elle l’avait estimé lors de la budgétisation du projet.

Gestion financière en entreprise : Comment bien gérer les dettes ?

La dette est sans aucun doute un outil utile lors du démarrage et de la croissance de votre entreprise ; et en réalité, la grande majorité des petites entreprises dépendront d’un certain type de financement par emprunt. Cependant, il y a une ligne fine entre avoir des dettes que vous pouvez gérer et des dettes qui deviennent incontrôlables. Parfois, il suffit d’un seul événement comme un ralentissement du marché ; un retard de paiement d’un client ou une baisse des ventes pour faire pencher la balance.

Une bonne gestion financière concerne les petites choses. Il s’agit de prendre les transports en commun pour se rendre aux réunions plutôt que les taxis et de réduire les coûts là où vous le pouvez. On peut dire la même chose de la gestion de la dette des petites entreprises. Vous devez garder un œil sur la situation et prendre des mesures pour éviter que les dettes ne deviennent incontrôlables.

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour gérer plus efficacement la dette des petites entreprises ?

a)      Créez un fonds pour les mauvais jours

Il est impossible de prévoir toutes les éventualités dans les affaires ; donc tout comme dans votre vie personnelle, il est avantageux d’avoir des économies dans lesquelles vous pouvez puiser lorsque vous êtes confronté à des coûts imprévus. S’il vous reste de l’argent à la fin du mois ; rechargez votre fonds d’épargne et assurez-vous qu’il y a toujours un montant minimum sur le compte. Cela réduira votre dépendance à l’égard d’un découvert professionnel et d’une carte de crédit pour couvrir des coûts tels que la maladie de longue durée du personnel, et la panne de véhicules ; ce qui vous permettra de profiter d’opportunités de croissance inattendues.

b)      Réduire les dépenses inutiles

Si l’endettement devient un problème pour votre entreprise ; il est probable que vous puissiez prendre des mesures de réduction des coûts qui n’auront pas d’incidence sur votre capacité à gérer efficacement l’entreprise. Cela pourrait inclure l’annulation d’un service de nettoyage hebdomadaire, la réduction du montant que vous dépensez en fournitures de bureau ; le licenciement de membres du personnel non essentiels ; et la rencontre de clients dans des cafés plutôt que de louer des salles de réunion. Vous pourrez reprendre vos habitudes de dépenses habituelles une fois que votre dette sera maîtrisée.

c)      Augmentez vos revenus

Il pourrait y avoir un certain nombre de moyens relativement simples d’augmenter vos revenus que vous avez négligés. Par exemple, quelque chose d’aussi simple que d’offrir un rabais pour paiement anticipé à vos clients pourrait entraîner une injection de trésorerie à court terme. Alternativement, si vous n’utilisez pas tout l’espace disponible dans vos locaux commerciaux ; vous pouvez envisager de sous-louer la superficie inutilisée pour générer des revenus supplémentaires ou de réduire les effectifs pour réduire votre loyer. D’un autre côté, si vous avez une méthode de commercialisation de votre entreprise qui a fait ses preuves pour générer des résultats ; l’augmentation temporaire de vos dépenses de marketing entraînera une augmentation des ventes.

d)      Envisagez un refinancement

Si vous avez un prêt commercial que vous remboursez à un taux supérieur au taux d’intérêt actuel du marché ; envisagez de le refinancer en faveur d’un prêt avec des remboursements mensuels plus gérables. Si les prêts aux entreprises ne sont pas disponibles à des taux d’intérêt plus bas ; faites du remboursement des prêts aux taux d’intérêt les plus élevés une priorité. Vous devez d’abord rembourser toutes les dettes pour lesquelles vous avez fourni une garantie personnelle. Cela garantira que vos biens personnels ne sont pas en danger si l’entreprise fait défaut.

e)      Négociez avec les fournisseurs

N’hésitez pas à négocier avec les fournisseurs et à demander des rabais lorsque vous passez des commandes groupées. Vous pouvez utiliser des devis inférieurs d’autres fournisseurs comme levier ; ou tirer parti de votre historique de paiements rapides pour négocier des conditions de paiement plus flexibles ou prolongées. Vous pouvez également envisager de vous associer à une autre petite entreprise pour effectuer des achats en gros à des prix inférieurs.

f)       Gérez et améliorez votre pointage de crédit

Votre capacité à être admissible à un crédit commercial de quelque nature que ce soit ; qu’il s’agisse d’une carte de crédit commerciale ; d’un prêt aux petites entreprises ou d’un crédit-bail immobilier ou d’équipement, dépendra de la cote de crédit et des antécédents de votre entreprise. Plus vos antécédents de crédit sont bons, plus il vous sera facile d’obtenir un financement et plus les taux d’intérêt que vous devrez payer seront bas.

Prendre des mesures pour augmenter votre pointage de crédit ne réduira peut-être pas vos remboursements de dettes maintenant ; mais cela vous aidera à accéder à un crédit plus abordable à l’avenir.

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